Préparer la transmission, pas seulement la suppression

Exemple fictif : un responsable commercial quitte une petite société. Le laptop est rendu, mais les devis sont dans son espace cloud et il possède encore un accès au compte de publication. Supprimer son compte sans préparation pourrait empêcher l’équipe de récupérer des documents ; ne rien faire laisserait des accès inutiles.

Désignez une personne responsable du départ et une heure d’exécution convenue. Faites l’inventaire des outils professionnels, des documents à transmettre et des responsables qui doivent reprendre la main.

Une checklist à adapter à votre structure

  1. Recenser la messagerie, les dossiers partagés, le VPN, les applications métier, les comptes de publication et les équipements.
  2. Transmettre la propriété des ressources professionnelles nécessaires aux personnes autorisées, sans ouvrir indistinctement les correspondances personnelles.
  3. Retirer les habilitations à la date prévue et réexaminer les droits temporaires ou partagés.
  4. Vérifier les accès restants et consigner qui a effectué chaque action.

Le principe est de limiter les permissions au besoin réel et de les retirer lorsqu’il cesse. La CNIL décrit cette gestion des habilitations. Il s’agit ici d’un repère de sécurité, pas d’une procédure juridique universelle.

Un changement de mot de passe n’est pas toujours suffisant

Les services peuvent conserver des sessions déjà ouvertes. Utilisez les fonctions de blocage des connexions et de révocation des sessions prévues par l’éditeur, avec un compte administrateur autorisé. Les délais de prise d’effet dépendent du produit : ne promettez pas une coupure instantanée sans la vérifier.

Par exemple, la procédure Microsoft 365 de retrait d’accès distingue la réinitialisation, la déconnexion des sessions et le blocage. Ces manipulations ne se transposent pas automatiquement aux autres logiciels.

Le critère de fin proposé

Le dossier est terminé lorsque les ressources utiles ont un nouveau responsable, que les accès retirés ont été contrôlés et que les exceptions restantes ont une justification et une échéance. Appliquez cette organisation aussi aux prestataires et aux changements de fonction : le sujet est l’habilitation, pas la confiance personnelle.

Repères vérifiés le 16 octobre 2026. Les règles de conservation et les questions de droit du travail doivent être validées selon le contexte local.